Vanaf 2023 gaat het nieuwe Douane Management Systeem (DMS) de huidige systemen volledig vervangen. Een grote verandering die impact heeft op alle aangevers in Nederland. Ook kampt de logistieke sector nog steeds, én erger dan ooit, met de gevolgen van personeelstekorten bij logistieke dienstverleners en expediteurs. Er zijn te weinig declaranten, het duurt te lang voor je je documenten hebt en het is te foutgevoelig. Kortom: het wordt een steeds grotere uitdaging om op een goedkope, snelle en foutloze manier je douane documenten te regelen.
Tekort aan declaranten
Jos de Jonge, logistiek expert en medeoprichter van HelloContainer weet er alles over. “Bijna alle bedrijven die goederen exporteren gebruiken tussenpersonen die douane documenten voor ze regelen. Die tussenpersonen komen simpelweg declaranten tekort. Het is een behoorlijk bureaucratisch beroep, je moet heel consistent allerlei papieren invullen, en dat 50 of zelfs 100 keer per dag. Er gaan vaak meerdere mails en telefoontjes heen en weer omdat er gegevens missen, wat veel tijd kost. Ook moet de declarant de informatie heel nauwkeurig overzetten in het douane systeem wat vaak fouten oplevert. Toch is deze persoon wél de meest kostbare resource in het proces.”
Weg gedigitaliseerd
“Wij van HelloContainer hebben een douane module ontwikkeld die de declarant zó ver heeft gedigitaliseerd dat deze niet meer nodig is. Het systeem wat wij hebben bedacht is zo slim dat het zelf bepaalde checks doet zodat je eigenlijk geen fouten meer kúnt maken. Via ons platform kun je je gehele containertransport van A tot Z zelf digitaal regelen. Omdat er in de markt veel vraag is naar deze oplossing, hebben we besloten om de douane module nu ook los te gaan aanbieden.”
Nieuw Douane Management Systeem
“Veel tussenpersonen en exporterende bedrijven gebruiken douane software om aangiftes te doen. Vanaf 1 januari moeten al deze systemen kunnen praten met het nieuwe douane systeem: DMS. Een verandering die grote impact heeft op heel veel partijen. Wij krijgen steeds stukjes informatie van de douane over hoe we de koppeling moeten ontwikkelen. Sinds 1 juli worden geleidelijk steeds meer groepen overgezet naar het nieuwe systeem. Onze IT specialisten zijn daarom hard aan de slag om de koppeling te maken zodat als het nieuwe systeem live gaat, ons platform direct aansluit.”
Intelligentere controles
“Een reden voor de invoering van het nieuwe systeem is dat de douane bezuinigt en veel minder ambtenaren heeft rondlopen om controles uit te voeren dan vroeger. Met het nieuwe systeem kunnen er intelligentere controles worden gedaan. Enerzijds omdat je straks veel meer informatie aanlevert bij de douane zodat ze inzicht hebben in de hele supply chain; van laadadres, exporteur, rederij, haven tot aan eindbestemming. Maar ook worden bedrijven in de keten straks zelf verantwoordelijk voor een deel van deze controles via zogenaamde self-assessments. Bedrijven die dit mogen zijn zogenaamde Autorised Economic Operators. De douane belooft dat wanneer alle partijen in de keten van jouw transport deze status hebben, de kans op controle minimaal is.”
Meer werk voor bedrijven
“Voor exporterende bedrijven levert het dus extra werk op om meer gegevens te moeten aanleveren, maar uiteindelijk ook een tijdsbesparing qua controles als je de AEO-status hebt. In ons geval gaan we straks 1 op de 100 containers steekproefsgewijs controleren. Dat hoeft niet fysiek te zijn maar dat kan door bijvoorbeeld alle documenten te checken. Onze klanten zeggen wel dat er bananen inzitten, maar hoe kunnen we op basis van de papieren ook echt weten of dat zo is? Je kijkt dan of de gewichten kloppen en de waardes overeenkomen met het gene dat ze opgeven. Daar bovenop komt de douane eens in de 3 jaar langs om die assessments te controleren, of je dat doet conform het niveau dat ze mogen verwachten van een Autorised Economic Operator.”
Containertransport van A tot Z gedigitaliseerd
“De roots van het huidige douane systeem stamt nog uit de jaren 80. Wij van HelloContainer hebben het eerste digitale platform ontwikkeld om zelf je volledige containertransport te regelen, in een paar klikken, waaronder je douane documenten. Met volledig inzicht in vaarschema’s, prijzen, kwaliteit van aanbieders en de CO2-uitstoot van jouw verladingen zetten we in op transparantie in de markt en willen we de scheepvaart verduurzamen. Wij hebben het hele proces gedigitaliseerd en zijn blij dat de douane ook nieuwe stappen zet in het verbeteren van hun systemen.”
Regel je douane documenten via HelloContainer
“De module om aangiftes te doen voor de douane is nú al beschikbaar op HelloContainer. Onze klanten gebruiken de module ook allemaal. Je regelt binnen 3 minuten de juiste documenten, zonder fouten. Een voordeel van onze module is ook dat je geen abonnementskosten betaalt. We bieden wel bundels aan die je kunt kopen, dat kan vanaf € 1,99 per document. Je kunt ook altijd de mogelijkheden in het platform uitbreiden met bijvoorbeeld de track & trace of andere modules.”
Zelf ervaren hoe makkelijk je douane documenten regelt via HelloContainer? Vraag de gratis demo aan via: https://www.hellocontainer.com/nl/platform-tour/
